Trong quá trình thuê và sử dụng văn phòng, đến thời điểm kết thúc hợp đồng thì biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là thủ tục pháp lý bắt buộc, nhằm xác nhận nghĩa vụ giữa bên cho thuê và bên thuê đã hoàn tất, tránh tranh chấp về sau.
Bài viết này của Thuận Phước sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò, nội dung cần có trong biên bản, mẫu chuẩn mới nhất, cũng như những lưu ý cần ghi nhớ khi ký kết.
Biên bản thanh lý hợp đồng khi thuê văn phòng là gì?
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng là văn bản xác nhận việc chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng giữa hai bên (bên cho thuê – bên thuê) sau khi các nghĩa vụ đã được hoàn tất: thanh toán, trả mặt bằng, bàn giao tài sản, chấm dứt quyền sử dụng…
Đây là tài liệu quan trọng về pháp lý, đặc biệt trong các tình huống như:
- Doanh nghiệp chuyển địa điểm, sáp nhập, hoặc ngưng hoạt động
- Hết thời hạn thuê, hai bên không gia hạn
- Bên thuê hoặc bên cho thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng (theo điều khoản đã ký)
Mục đích của biên bản thanh lý hợp đồng
Việc lập biên bản thanh lý giúp:
- Xác nhận hai bên không còn nghĩa vụ ràng buộc nào sau hợp đồng
- Làm căn cứ pháp lý để hoàn tất thủ tục kế toán, hành chính
- Tránh tranh chấp về tài sản, chi phí, nghĩa vụ bảo trì, hoàn trả
- Hợp thức hóa việc kết thúc hợp đồng đối với bên cho thuê hoặc bên thuê
Nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê văn phòng
Một biên bản hợp lệ nên bao gồm các phần sau:
- Thông tin hai bên
- Tên đầy đủ, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện pháp luật
- Số hợp đồng thuê văn phòng cần thanh lý
- Thời điểm chấm dứt hợp đồng
- Ngày thanh lý chính thức
- Lý do chấm dứt (hết hạn, thỏa thuận, đơn phương…)
- Tình trạng nghĩa vụ
- Đã hoàn tất thanh toán tiền thuê, phí dịch vụ, điện nước
- Đã hoàn trả mặt bằng, thiết bị, tài sản liên quan
- Ghi chú nếu có tồn đọng, đền bù, phạt vi phạm
- Cam kết & chữ ký
- Cả hai bên xác nhận không còn khiếu nại, tranh chấp
- Ký tên, đóng dấu (nếu có), ghi rõ ngày tháng lập biên bản
Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê văn phòng mới nhất
Dưới đây là mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê văn phòng bạn có thể tải về hoặc sao chép sử dụng:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
……., ngày….tháng….năm………….
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHÒNG
Căn cứ vào Bộ Luật dân sự 2015;
Hợp đồng thuê văn phòng số……..ký vào ngày…..tháng…..năm……..;
Hôm nay, ngày…tháng…năm….tại…………………… chúng tôi gồm các bên dưới đây tiến hành việc thanh lý hợp đồng thuê văn phòng số…………..
BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG: (Gọi tắt là Bên A)
Ông/Bà:…………………………………………………………………….
Ngày tháng năm sinh:…………………………………………………
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân:…………………… cấp ngày…..tháng….năm………
Nơi cấp:……………………………………………………………………
Địa chỉ thường trú:…………………………………………………….
BÊN THUÊ VĂN PHÒNG: (Gọi tắt là Bên B)
Tên doanh nghiệp:……………………………………………………………………..
Người đại diện:…………………………………… Chức vụ:…………………………
Trụ sở chính tại:………………………………………………………………………….
Giấy phép đăng ký kinh doanh số:…………………………………………………
Mã số thuế:………………………………………………………………………………….
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân:…………………… cấp ngày…..tháng….năm………
Nơi cấp: ……………………………………………………………………..
Địa chỉ thường trú:……………………………………………………….
Hợp đồng cho thuê văn phòng giữa bên A và bên B kí vào ngày…..tháng….năm….. về việc cho thuê tòa nhà tại đường…………. phường/xã………. Quận/huyện………….. tỉnh/thành phố đã hết thời hạn cho thuê.
Nay chúng tôi thỏa thuận và cùng nhau thống nhất những điều sau đây trong biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê văn phòng:
Điều 1. Hai bên cùng đồng ý chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng kể từ ngày …..tháng ….năm…………….
Điều 2. Bên A xác nhận đã nhận lại tòa nhà cho thuê và Bên B đã thanh toán đủ tiền thuê văn phòng cho Bên A. Mọi vấn đề có liên quan đến hợp đồng thuê văn phòng hai bên đã tự giải quyết xong.
Điều 3. Khi xảy ra tranh chấp liên quan đến thanh lý hợp đồng thuê văn phòng, các bên sẽ lựa chọn giải quyết bằng Tòa án.
Điều 4. Kể từ ngày hợp đồng thanh lý này được hai bên ký kết và Phòng Công chứng số…………… chứng nhận, Hợp đồng thuê văn phòng số ………không còn giá trị nữa.
Hợp đồng được lập thành……….bản, mỗi bản…………trang, mỗi bên giữ 01 bản, Phòng công chứng số………. lưu 01 bản.
Lập tại Phòng công chứng số…………… ngày………..tháng………..năm…….
BÊN CHO THUÊ VĂN PHÒNG BÊN THUÊ VĂN PHÒNG
(Ký và ghi rõ họ tên) (Ký và ghi rõ họ tên)
Tải xuống mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê văn phòng:
Biên bản thanh lý hợp đồng cho thuê văn phòng là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp hoàn tất việc chấm dứt thuê, trả mặt bằng và bảo vệ quyền lợi hai bên. Nếu bạn đang chuẩn bị kết thúc hợp đồng thuê văn phòng, hãy chuẩn bị kỹ về hồ sơ, hiện trạng tránh rủi ro pháp lý không đáng có.
