Chuyển văn phòng là một bước ngoặt lớn trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quá trình này cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng đặc biệt là về mặt pháp lý. Một hợp đồng vận chuyển văn phòng chi tiết, minh bạch sẽ bảo vệ quyền lợi cho cả doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ.
Vì sao cần hợp đồng vận chuyển văn phòng?
Hợp đồng vận chuyển văn phòng không đơn thuần là giấy tờ hành chính. Đây là cam kết rõ ràng về trách nhiệm, chi phí, tiến độ và mức độ an toàn tài sản trong quá trình chuyển dọn. Những lợi ích điển hình khi có hợp đồng gồm:
- Tránh tranh chấp về chi phí phát sinh ngoài thỏa thuận.
- Ràng buộc trách nhiệm đền bù nếu xảy ra mất mát hoặc hư hại.
- Cam kết đúng tiến độ bàn giao văn phòng mới.
- Có cơ sở pháp lý để bảo vệ doanh nghiệp nếu có tranh chấp.
Hợp đồng vận chuyển văn phòng gồm những nội dung gì?
Một bản hợp đồng tiêu chuẩn nên có các điều khoản cơ bản sau:
1. Thông tin các bên
- Tên đầy đủ của bên thuê và bên cung cấp dịch vụ
- Người đại diện, chức danh, địa chỉ và thông tin liên hệ
2. Phạm vi công việc
- Danh sách đồ đạc, thiết bị cần vận chuyển
- Dịch vụ đi kèm: tháo dỡ, đóng gói, bốc xếp, lắp đặt tại địa điểm mới
3. Lộ trình và thời gian
- Địa chỉ văn phòng cũ và mới
- Thời gian bắt đầu – kết thúc
- Điều khoản bồi thường nếu trễ hẹn
4. Chi phí
- Chi phí trọn gói hoặc từng hạng mục
- Các phụ phí: cồng kềnh, ngoài giờ, bốc xếp lầu cao…
- Điều kiện thanh toán: đặt cọc, thanh toán sau, chuyển khoản hay tiền mặt
5. Trách nhiệm và cam kết
- Bên vận chuyển cam kết an toàn, bảo mật tài sản
- Bên thuê hỗ trợ đường đi, thang máy, điện nước nếu cần
- Cam kết đền bù rõ ràng nếu làm hư hỏng, thất lạc
6. Điều khoản xử lý tranh chấp
- Phương thức giải quyết (thương lượng, trọng tài, tòa án)
- Hiệu lực hợp đồng và thời gian lưu trữ hồ sơ
Mẫu hợp đồng vận chuyển văn phòng
Dưới đây là một mẫu hợp đồng cơ bản để bạn tham khảo:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG CUNG CẤP DỊCH VỤ
CHUYỂN VĂN PHÒNG TRỌN GÓI
Số:……./HĐ….
Căn cứ Bộ Luật Dân sự số 91/2015/QH13 được Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam thông qua ngày 24/11/2015;
Căn cứ Nghị định 58/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về kinh doanh sản phẩm, dịch vụ mật mã dân sự và xuất khẩu, nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự
Căn cứ yêu cầu sử dụng dịch vụ của bên A và khả năng, điều kiện cung cấp dịch vụ của bên B.
Hôm nay, ngày…tháng…năm…. tại……………………….Chúng tôi gồm:
Bên A: …………………………………………………………………………….
MSDN: …………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………………………………………….
Tài khoản: …………………………………………………………………………….
Đại diện: …………………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………….
Bên B: …………………………………………………………………………….
MSDN: …………………………………………………………………………….
Điện thoại: …………………………………………………………………………….
Đại diện: …………………………………………………………………………….
Địa chỉ: …………………………………………………………………………….
Sau khi bàn bạc và thảo luận, hai bên đi đến thống nhất ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ vận chuyển đồ trọn gói với các điều khoản sau:
Điều 1: NỘI DUNG CÔNG VIỆC
1.1. Bên A giao cho bên B thực hiện các công việc sau: Tháo gỡ, đóng gói, bao bọc đồ, tài sản và vật dụng trong văn phòng (nhà ở) của bên A (được liệt kê trong danh mục vận chuyển kèm theo hợp đồng này).
1.2. Sau khi vận chuyển đến địa điểm theo yêu cầu của bên A, bên B tiến hành lắp đặt theo đúng thiết kế và yêu cầu của bên A trong phạm vi năng lực của bên B.
Điều 2: THỜI GIAN VÀ ĐỊA ĐIỂM THỰC HIỆN
2.1. Thời gian thực hiện công việc:
– Bên B thực hiện tháo gỡ và đóng gói đồ vào ….. giờ, ngày…tháng…năm…
(nếu có thay đổi về thời gian bên A có trách nhiệm thông báo cho bên B trước 02 ngày).
Thời gian thực hiện công việc có sự thay đổi: ……………………………………
2.2. Địa điểm vận chuyển:
– Từ địa chỉ: ……………………………………
– Đến địa chỉ: ……………………………………
2.3. Các hạng mục công việc:
– Tháo gỡ, đóng gói, vận chuyển đến địa chỉ theo yêu cầu của bên A.
Điều 3: TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC BÊN
Trách nhiệm của bên A
– Thanh toán đầy đủ cho bên B theo Điều 4 của hợp đồng này.
– Tạo điều kiện làm việc với ban quản lý tòa nhà/khu phố để bên B hoàn thành tốt công việc.
2. Trách nhiệm của bên B
– Tháo gỡ, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt đồ đạc theo đúng yêu cầu của bên A.
– Đảm bảo đúng thời gian và an toàn khi tiến hành công việc.
– Trong trường hợp đồ đạc bị đổ vỡ, mất mát, bên B cam kết bồi thường cho bên A theo đúng giá trị đồ vật trên thị trường tại thời điểm vận chuyển. Đồng thời, đại diện bên B cam kết gửi lời xin lỗi chân thành tới đại diện bên A.
Điều 4. GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
4.1. Giá trị hợp đồng là: ………………….. (Đơn vị: VNĐ, chưa bao gồm 10% thuế VAT)
Viết bằng chữ: ……………………………………………………………………..
4.2. Phương thức thanh toán
– Ngay sau khi hai bên thống nhất khối lượng công việc, giá cả và ký hợp đồng, bên A đặt cọc trước cho bên B là 10% giá trị hợp đồng. Số tiền đặt trước là: …………… (Đơn vị: VNĐ)
Số tiền viết bằng chữ: ………………………………………………………
– Sau khi hoàn thành công việc, bên A tiến hành nghiệm thu và đánh giá chất lượng công việc. Sau khi nhận biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng, hóa đơn VAT, bên A có trách nhiệm thanh toán cho bên B số tiền là 90% giá trị hợp đồng còn lại.
4.3. Hình thức thanh toán
– Trực tiếp bằng tiền mặt cho đại diện bên B
– Chuyển khoản qua ngân hàng
Điều 5: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
– Bên B sau khi ký hợp đồng, nếu quá thời gian quy định trong hợp đồng 01 ngày không tiến hành công việc sẽ phải hoàn trả lại bên A số tiền bên A đã đặt cọc. Đồng thời, bên B sẽ phải chịu bồi thường cho bên A khoản tiền bằng số tiền bên A đã đặt cọc (trừ trường hợp hai bên có sự thỏa thuận khác về mặt thời gian).
– Bên A sau khi giao tiền đặt cọc, trong thời gian 15 ngày không thực hiện công việc thì hợp đồng sẽ tự hết hiệu lực, bên B toàn quyền xử lý khoản tiền đặt cọc.
Điều 6. HIỆU LỰC HỢP ĐỒNG
– Trường hợp có phát sinh tranh chấp hợp đồng, hai bên sẽ bàn bạc giải quyết trên tinh thần hợp tác. Trong trường hợp không tự giải quyết được hai bên sẽ tự đưa vụ việc ra giải quyết tại tòa án có thẩm quyến. Quyết định của tòa án là quyết định cuối cùng mà hai bên phải chấp hành.
– Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký và tự hết hiệu lực khi các điều khoản của hợp đồng được thực hiện và không có khiếu nại của hai bên.
– Hợp đồng được chia làm 02 bản, có giá trị pháp lý ngang nhau, mỗi bên giữ 01 bản.
Điều 7. ĐIỀU KHOẢN VÀ ĐIỀU KIỆN CHUNG
Bảng thống kê tài sản là một phần không thể tách rời của hợp đồng này./.
| BÊN A (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) | BÊN B (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) |
(Hợp đồng này chỉ mang tính chất tham khảo)
Hợp đồng là yếu tố then chốt đảm bảo quá trình chuyển văn phòng diễn ra minh bạch, đúng tiến độ và không phát sinh rủi ro. Khi lựa chọn bất kỳ đơn vị vận chuyển nào, hãy ưu tiên những bên có quy trình ký kết hợp đồng chuyên nghiệp, chính sách bảo hiểm rõ ràng như Thuận Phước.
