Chuyển văn phòng là bước ngoặt quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu không có kế hoạch cụ thể, quá trình này có thể gây gián đoạn hoạt động, phát sinh nhiều rắc rối không mong muốn. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các công việc cần làm khi chuyển văn phòng để đảm bảo mọi thứ diễn ra trơn tru, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Chuyển văn phòng cần làm những gì?
Dưới đây là checklist đầy đủ các hạng mục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện:
1. Lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết
Trước khi bắt đầu đóng gói hay vận chuyển, việc lập kế hoạch là điều cần thiết:
- Xác định thời gian chuyển cụ thể
- Phân công người phụ trách từng hạng mục (IT, hành chính, nhân sự…)
- Dự trù ngân sách chuyển văn phòng
- Lên danh sách đồ cần chuyển, cần bỏ, cần mua mới
2. Thông báo với các bên liên quan
Doanh nghiệp cần thông báo chuyển địa điểm đến:
- Toàn thể nhân viên
- Khách hàng, đối tác, nhà cung cấp
- Ngân hàng, cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội
- Cập nhật địa chỉ mới trên website, Google Maps, các nền tảng mạng xã hội và hóa đơn chứng từ
Tham khảo thêm: mẫu thông báo chuyển địa điểm văn phòng
3. Thanh lý hoặc xử lý nội thất, tài sản cũ
Việc loại bỏ các thiết bị không còn sử dụng giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển. Có thể:
- Thanh lý bàn ghế, máy móc cũ
- Quyên góp hoặc bán thanh lý giá rẻ
- Lên kế hoạch mua mới cho văn phòng mới
4. Sao lưu và bảo vệ dữ liệu
Đây là bước cực kỳ quan trọng với bộ phận IT:
- Backup toàn bộ dữ liệu lên hệ thống đám mây hoặc ổ cứng
- Gỡ thiết bị mạng, máy chủ, máy tính theo đúng trình tự kỹ thuật
- Niêm phong và đánh dấu từng bộ phận
5. Đóng gói và phân loại đồ đạc
Để tránh thất lạc hoặc hư hỏng:
- Sử dụng thùng carton, bọc chống sốc, băng keo chắc chắn
- Ghi chú rõ ràng tên bộ phận, người sử dụng, khu vực cần đặt tại văn phòng mới
- Đóng gói theo thứ tự ưu tiên: hồ sơ quan trọng, thiết bị dễ vỡ, thiết bị văn phòng…
6. Lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng chuyên nghiệp
Việc thuê dịch vụ trọn gói giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế rủi ro:
- So sánh 2–3 đơn vị uy tín, kiểm tra hợp đồng, cam kết đền bù
- Đảm bảo họ có kinh nghiệm xử lý văn phòng lớn, có xe tải phù hợp và đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ
Hãy tham khảo dịch vụ chuyển văn phòng của Taxi Tải Thuận Phước – đơn vị cung cấp dịch vụ chuyển nhà, văn phòng trọn gói, cho thuê xe tải, taxi tải 24H tại Thành Phố Đà Nẵng. Ngoài ra chúng tôi còn cung cấp dịch vụ chuyển nhà liên tỉnh từ Đà Nẵng đi các tỉnh khác như chuyển nhà Đà Nẵng – Hà Nội, chuyển nhà Đà Nẵng – Hồ Chí Minh, chuyển nhà Đà Nẵng – Nha Trang… và một số tỉnh thành khác.
7. Bố trí không gian văn phòng mới
Sau khi chuyển đồ đến nơi, cần:
- Sắp xếp lại bàn ghế, thiết bị theo sơ đồ đã chuẩn bị
- Kết nối internet, hệ thống điện, camera, máy in
- Gắn biển tên công ty, hoàn thiện bảng hiệu và trang trí tổng thể
8. Tổ chức lễ nhập trạch và hoạt động khai trương nhẹ
Tùy theo văn hóa doanh nghiệp, có thể tổ chức:
- Lễ cúng văn phòng mới (xem thêm bài văn khấn chuyển văn phòng mới)
- Bữa tiệc nhỏ hoặc chương trình khai trương để tạo khí thế cho nhân viên
Lưu ý khi chuyển văn phòng để tránh rắc rối
- Lên kế hoạch trước ít nhất 2–4 tuần nếu văn phòng có quy mô vừa – lớn
- Đảm bảo mọi dữ liệu, thiết bị đều có người phụ trách cụ thể
- Có biên bản bàn giao nội bộ rõ ràng từng hạng mục
- Nên chuyển vào cuối tuần hoặc ngoài giờ hành chính để hạn chế ảnh hưởng đến công việc
Việc chuyển văn phòng nếu được chuẩn bị bài bản sẽ không còn là nỗi lo mà trở thành cơ hội “đổi gió”, làm mới tinh thần làm việc của cả doanh nghiệp. Hy vọng với danh sách các công việc cần làm khi chuyển văn phòng ở trên, bạn đã có một khung sườn rõ ràng để bắt đầu kế hoạch di dời dễ dàng và hiệu quả hơn.
Nếu bạn đang cần dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói, hãy chọn các đơn vị uy tín có đầy đủ hợp đồng, cam kết đền bù và hỗ trợ sắp xếp văn phòng mới để tiết kiệm thời gian nhất!
